1. PREMESSA

Si definisce Biblioteca Scolastica Multimediale la raccolta centralizzata, in ogni scuola, di materiale stampato e audiovisivo riunito sotto la supervisione di personale qualificato. Essa fornisce quante più risorse possibili nonché l'accesso, computerizzato o con altri mezzi, a ulteriori materiali e fonti di informazione (Da Frances Laverne Carroll, International Federation of Library Associations and Istitutions. Linee guida per le biblioteche scolastiche - Rapporti AIB, 5 - Roma: Associazione Italiana Biblioteche, 1995, p.3).

La stessa IFLA indica che l'obiettivo perseguito dalla BSM è quello di sostenere la scuola a raggiungere le finalità istituzionali con un'azione sistemica avente le seguenti caratteristiche:

• La BSM rappresenta una risorsa reale della scuola, con personale, raccolte e strutture derivanti dai compiti dei docenti;
• Realizza uno stretto legame tra docenti e bibliotecari, conferendo un rapporto migliorativo al processo di apprendimento degli studenti;
• Sollecita una costante politica di aggiornamento a favore degli insegnanti per lo sviluppo di abilità operative e cognitive da trasmettere dagli studenti, sia nella ricerca che nell'uso delle informazioni;
• Sviluppa un processo in cui le risorse disponibili non rappresentano pù il mezzo con il quale si attua l'insegnamento, ma rappresentano il mezzo attraverso il quale l'insegnamento viene attuato.

Il contributo dell'azione della BSM e del bibliotecario, è destinato a tre aree educative fondamentali per la trasmissione del sapere:
a) apprendimento della lettura, osservazione ed ascolto;
b) curricolo e programmazione didattica;
c) sviluppo, miglioramento ed indicazioni di strategie didattiche innovative.

Da quanto sopra emerge che la funzione della biblioteca, in generale, e della BSM in particolare, non è più corrispondente a quella che gli deriva da termine greco bibliothèke quale ripostiglio per libri, ovvero la sala o l'edificio in cui sono ordinati e custoditi con opportuni cataloghi i libri.

Il significato più convincente di tale termine invece, secondo G. Solimine, è quello della Treccani che considera la biblioteca come raccolta libraria, ordinata e custodita, con opportuni cataloghi, a determinati scopi di cultura; distinta perciò dal deposito, dall'emporio, dalle botteghe di libri, con o senza ordine riuniti ad altri fini (Da G. Solimine, Introduzione allo studio della biblioteconomia. Riflessioni e documenti - Bibliografia, Bibliologia e Biblioteconomia, Collana di Testi e Studi - Roma: Vecchierelli Editori, 1999, p.16-17).

Quindi, la biblioteca deve essere intesa non solo come luogo fisico in cui sono custoditi documenti, ma anche come luogo in cui si eroga un "servizio" alla propria utenza.

Nel caso della BSM, il servizio erogato investe tutte le attività dell'istituzione scolastica, nella maniera indicata dall'IFLA citata, assumendone un vitale ruolo centrale di riferimento sia per i docenti che per gli studenti, essendo non chiusa in se stessa, ma potenzialmente aperta anche all'esterno con servizi resi al territorio.

La BSM rispetto alle tecnologie innovative nel campo della trasmissione del sapere e delle conoscenze, svolge un ruolo di primo piano rispetto ad una utenza sempre più vasta, fino a divenire anche una "biblioteca virtuale", ovvero centro di servizi per la ricerca di documenti reperibili in altre biblioteche, sistemi ed agenzie organizzate per fornire informazioni, opportunamente collegate in rete, con le quali si possono condividere i rispettivi cataloghi mediante la compartecipazione delle risorse di ciascuno dei partecipanti.

Non vi è dubbio, quindi, che qualunque tentativo di organizzazione del servizio che non consenta alla biblioteca di erogarlo con gli effetti descritti, è destinato a fallire, perché l'utenza si orienterà altrove per il soddisfacimento dei propri bisogni e delle proprie esigenze informative e formative.

Il continuo progresso nel campo delle tecnologie informatiche e delle conoscenze, impone la necessità di un continuo aggiornamento delle istituzioni scolastiche al quale , soprattutto, la BSM non può sottrarsi, mettendo in gioco quella sua caratteristica di dinamicità in se stessa e verso l'esterno (nel senso sistemico del termine) e di adattamento alle nuove sollecitazioni ed impulsi provenienti dai bisogni richiesti dai destinatari del servizio.

Va ribadito, in ogni caso, che il fondamentale servizio che la BSM deve rendere all'utente, è quello di soddisfare una qualunque sua richiesta nel campo dell'informazione e di innervarsi nelle attività didattiche della scuola.

Se in ciò essa non ci riesce, il suo compito è fallito.

Il servizio reso all'utenza deve continuamente adeguarsi ai nuovi bisogni informativi, nonché ai fenomeni associati alla trasformazione, modalità e produzione, ed alla circolazione del sapere, cosa che impone l'attuazione di una fondamentale opera di mediazione tra le richieste e le disponibilità documentarie, attuata, necessariamente, con l'impiego dei nuovi strumenti che la moderna tecnologia consente di utilizzare.

E' proprio in tale ottica che le "tavole della legge" indicate da G. Solimine a pag. 15-16 della sua opera citata, considerano il ruolo della biblioteca nella società attuale, fondandola sulle cinque leggi di Ranganathan:

• Books are for use
• Every reader his book
• Every book its reader
• Save the time of the reader
• The library is a growing organism.

Il presente lavoro è finalizzato al recupero del ruolo ed alla riorganizzazione dei servizi propri della BS, nel rispetto di quei principi fondamentali indicati dalla biblioteconomia , ed aventi come fine ultimo, ma non unico, il soddisfacimento di una esigenza dei destinatari collegata ad una richiesta di assunzione della conoscenza e del sapere.

Pur orientando il servizio bibliotecario verso una specifica utenza (quella scolastica) almeno durante la prima parte della sua riorganizzazione, si getteranno le basi per rivolgere il medesimo servizio ad una utenza più vasta corrispondente, in una prima fase, al bacino di influenza della istituzione scolastica che non trascuri la necessità di erogare anche un servizio a particolari profili professionali, nonché il fenomeno delle immigrazioni (multietnie e multiculturalismo) e, successivamente o contemporaneamente, mettendo in compartecipazione i documenti (materiale a stampa e non) con altre istituzioni presenti sul territorio (biblioteca comunale ed altre biblioteche scolastiche) fino alla pubblicazione a mezzo della Grande Rete, del patrimonio documentario delle Raccolte che la BSM, nel frattempo, è riuscita ad accrescere.

Naturalmente, la funzione bibliotecaria non è rivolta a comunicare solamente verso l'esterno i documenti che gestisce, ciò sarebbe riduttivo rispetto al ruolo che essa deve assumere e presuntuoso pensarlo.

Infatti, la richiesta dell'utenza "aperta" potrebbe non essere soddisfatta in riferimento al materiale posseduto realmente dalla BSM, neanche se, per ipotesi, questa disponesse di spazi e di raccolte enormemente superiori a quelli oggi normalmente riscontrabili.

Come è stato giustamente rilevato, le funzioni della biblioteca vanno sempre più spostandosi dal "possesso" dei documenti alle opportunità che essa offre di "accedere" ai documenti.

Pertanto, la BSM deve essere in grado anche di orientare l'utente destinandolo ad altre organizzazioni, attuando un insieme di azioni rivolte ad attuare anche il prestito interbibliotecario in campo nazionale ed internazionale (servizio di Reference), mettendo in atto le funzioni proprie della biblioteca virtuale,soddisfando, almeno per il suo ruolo, il principio secondo il quale l'UNESCO, con il Manifesto sulla BSM, dichiara: "…che i servizi della biblioteca scolastica multimediale sono essenziali per un'educazione efficace per tutti i bambini e gli adolescenti e che l'educazione è un fattore vitale per la promozione della pace e per la comprensione tra popoli e nazioni" (IFLA Journal, 25 (1999), n.2, p.116-117).

La riorganizzazione del servizio bibliotecario, quale centro risorse educative multimediali, trova la sua naturale collocazione all'interno del Piano per l'Offerta Formativa (P.O.F.).

2. ARTICOLAZIONE DEL PROGETTO

Il progetto che si propone si articola in linee di intervento elaborate a partire dall'analisi delle condizioni in cui, attualmente, viene espletato il servizio bibliotecario, sia rispetto alle risorse disponibili, che relativamente al personale ed alla struttura.

Preliminarmente si fa osservare che la BS non ha un vero e proprio catalogo funzionante, oltre ad un registro cronologico d'ingresso e ad un inventario.

I documenti custoditi sono circa 2000 e, per lo più, si rivolgono alla utenza scolastica comprendente 1165 studenti, 160 docenti, 14 unità amministrative, 22 assistenti tecnici, 26 collaboratori scolastici, 1 responsabile amministrativo, ed agli allievi in particolare.

Si consideri che l'istituzione scolastica è ad indirizzo tecnico-industriale, per cui, le raccolte, i periodici e le riviste specializzate nel settore (soprattutto nel campo informatico e dell'automazione), ma anche quelle a carattere geografico, sono oramai sorpassate e non rispondono più alle originarie esigenze e, per questo, tale materiale giace depositato sui palchetti sottraendo spazio prezioso alla BS.

Altri documenti pur apparendo ancora validi sono da sostituire a causa del loro deterioramento determinato dall'usura e dalla vetustà.

Infine, molti documenti giacciono, pur se provvisoriamente, sui camminamenti e sui tavoli, mentre altri ancora occupano, impropriamente scaffali destinati ad altro contenuto.

La BS è ubicata all'interno di un locale di circa 55 mq posto al primo piano dell'edificio scolastico, ed è accessibile da un corridoio secondario mediante una sola porta.

Il locale è esposto a Sud con una parete quasi interamente finestrata. L'allocazione del materiale documentario è del tipo a scaffalatura "chiusa" con elementi di arredo muniti di ante verticali scorrevoli in metallo e vetro.

In considerazione delle risorse e delle attrezzature disponibili, il servizio reso è, essenzialmente, quello del prestito, mancando le indispensabili condizioni necessarie anche solamente alla erogazione del servizio di lettura.

Attualmente non risulta operativo un servizio continuo che garantisca la costante apertura della biblioteca necessaria al raggiungimento di tutti i docenti e gli allievi .

Manca uno stabile servizio di Reference ed una previsione programmatica (ad eccezione delle voci di bilancio) sull'accrescimento delle Raccolte bibliografiche improntata sull'analisi dei desiderata e sulla specializzazione della biblioteca.

Infine, le attività ancora in corso avvengono, prevalentemente, con supporti cartacei, mentre l'informatizzazione della gestione è in fase di avviamento.

Si ritiene utile richiamare le altre attività progettuali che hanno interessato la BS, con le quali il presente progetto si affianca, non sostituendosi, nell'intento di perseguire l'obiettivo comune di rendere efficiente, ma anche efficace, il servizio bibliotecario, perseguendo i risultati descritti in premessa.

I progetti già redatti sono i seguenti:
· Progetto B1 finanziato per £ 29 Ml ai sensi delle CC.M. n°228/99;
· Progetto 34 (POF 1999/2000 - Area 3) Gestione Biblioteca.

Le finalità progettuali non risultano ancora conseguite.

3. LINEE DI INTERVENTO

Le linee di intervento che si andranno a proporre e descrivere, sono state individuate nel rispetto del Management della biblioteca inteso come gestione consapevole, ovvero, come attenzione posta nel cogliere tutte le relazioni su cui si fonda un sistema e l'impegno del tentativo di padroneggiarne tutte le variabili (Da G. Solimine, citato, p. 210).

Naturalmente, nei limiti del presente lavoro e di quelli ancora in fase di attuazione, ci si limiterà agli obiettivi di analisi, ed all'organizzazione, ovvero alla riorganizzazione, del servizio bibliotecario, coinvolgendo le funzioni di pianificazione, guida e controllo dei risultati al fine di poterne individuare i fattori di valutazione e gli eventuali accorgimenti correttivi da operare (feedback).

L'allegato schema indica la tipologia degli interventi da eseguire disposti in una successione non necessariamente cronologica, ma descrittiva.

3.1. LINEA DI INTERVENTO N°1 RIORDINO DEL PATRIMONIO BIBLIOGRAFICO

In dipendenza della particolare tipologia e gestione degli strumenti cartacei di gestione attualmente in uso (cronologico di ingresso e registro topografico), si rende necessario, anche al fine di stabilire con esattezza l'effettiva consistenza del patrimonio della BS, procedere al riordino dei documenti bibliografici posseduti, da eseguire mediante l'analisi comparata tra le collezioni fisiche ed il registro cronologico di ingresso attraverso le seguenti procedure:

a) Valutazione dell'adeguatezza effettuata tramite precise metodologie biblioteconomiche, consistente in:

• scarto e svecchiamento del materiale non idoneo con annotazione sul registro di scarico;
• riconoscimento amministrativo dello scarto;
• eventuale dismissione;
• ricollocazione sistematica sugli scaffali con nuove segnature del materiale documentario ritenuto ancora idoneo.

b) Inventariazione topografica;

c) Cartellinatura dei volumi;

d) Catalogazione elettronica.

Essendo le funzioni b) e c) più rapide dell'ultima, il servizio di prestito e consultazione può essere attivato anche contestualmente alla formazione del catalogo elettronico, completato il quale, potrà caricarsi sul sito WEB della scuola.

3.2. LINEA DI INTERVENTO N°2 ADEGUAMENTO SPAZI Tale previsione progettuale, compatibilmente con le risorse economiche già disponibili (da voci di bilancio o da finanziamenti ministeriali), può avvenire anche contestualmente alla precedente linea di intervento.

Essa riguarda la necessità di provvedere ad una nuova sede per la biblioteca, da individuarsi al piano terra del complesso scolastico, che sia conforme:

• Alla normativa di sicurezza (antincendio e strutturale);
• Alla legge sul superamento delle barriere architettoniche negli edifici pubblici;
• Alla possibilità di mantenimento delle condizioni termo-igrometriche idonee a preservare i documenti nel tempo;
• Alla possibilità di ampliamento degli spazi in vista del potenziamento del servizio verso l'esterno collegato allo sviluppo delle Raccolte, alla previsione di servizi accessori (sala conferenza, sala lettura, sala mostra, cineforum, etc.), ed ai nuovi compiti affidati alla BS.

Per quanto sopra si fa rinvio alle norme indicate dall'IFLA e pubblicate a pag 21 e seguenti della pubblicazione a cura dell' AIB-Commissione Nazionale Biblioteche scolastiche, nel 1995, nonché ai dieci comandamenti di Faulkner-Brown sulla flessibilità, compattezza, accessibilità dello spazio, etc.

In riferimento agli elementi di arredo va tenuto presente che:

• La scaffalatura deve essere moderna ed idonea, del tipo "aperto" (sul modello della Public Library);
• La segnaletica deve essere chiara, efficiente e ben in vista;
• Gli arredi per la lettura dovranno comprendere le attrezzature per la consultazione digitale (bibliografie, OPAC, digital library, E-book, E-journal) e per il Virtual Reference Desk.
• I ripiani per la lettura dovranno essere del tipo antiriflesso.

Il tutto dovrà garantire la determinazione di uno spazio facilmente accessibile anche dai portatori di handicap con difficoltà deambulanti, sicuro, gradevole alla vista, funzionale e flessibile, in modo che possa favorire esperienze percettive e sensazioni positive e stimolanti per un ambiente idoneo al processo di apprendimento.

3.3. LINEA DI INTERVENTO N°3 ORGANIZZAZIONE DEL SERVIZIO AMMINISTRATIVO

Comprende la stesura e la custodia degli strumenti amministrativi e regolamentari necessari alla gestione della BSM e, precisamente:

• Regolamento sul funzionamento della BSM;
• Carta dei servizi offerti dalla BSM;
• Ipotesi di protocolli di intesa con le altre biblioteche scolastiche e quella comunale.

3.4. LINEA DI INTERVENTO N°4 STRUTTURAZIONE DEI SERVIZI

Riguarda l'organizzazione dei servizi da offrire e l'individuazione delle risorse umane da disporre, più in particolare:

• Personale (full-time equivalent) e mansioni, ruoli e compiti (funzioni professionali, scientifiche, amministrative, di vigilanza);

Servizi:

• Reference;
• lettura;
• consultazione periodici (organizzazione del servizio mediante schedoni amministrativi, registrazione dei fascicoli, pianificazione degli acquisti, etc.);
• consultazione multimediale;
  banche dati bibliografiche;
  desk di interesse;
  giornali elettronici;
  e-books.
• prestito (organizzazione del servizio tramite schedoni per il prestito, tessere, etc.);
• quotidiani (allestimento mediateca);
• pianificazione di strategie d'acquisto anche tramite i "desiderata" degli allievi e docenti per la crescita ed arricchimento delle Raccolte.

In riferimento al personale si evidenzia che l'IFLA, nella citata pubblicazione Rapporti AIB 5, pag. 12, descrive la composizione dello staff di una BSM che dovrebbe comprendere almeno una qualifica professionale, una tecnica, una amministrativa e la componente volontaria.

La qualifica professionale è ricoperta da uno specialista a tempo pieno per coprire tutti i giorni dell'attività scolastica, al quale si affida anche l'incarico di Direttore della BSM.

La qualifica tecnica è prevista nel caso di produzione di materiali interni alla BSM (riproduzioni foto, fotomontaggi, sviluppi, riprese e riproduzioni audiovisive, etc.).

La qualifica amministrativa a tempo pieno, è essenziale in presenza dello svolgimento anche di compiti correlati alla corrispondenza, rapporti bibliografici, custodia della documentazione e dei conti, programmazione dell'uso di materiali ed apparecchiature didattiche, azione associata all'allestimento di mostre, esposizioni, etc..

E' essenziale che la componente volontaria sia composta, prevalentemente da allievi della istituzione scolastica, riuniti a gruppi in rotazione, in modo da consentire loro l'apprendimento delle vie d'accesso alle informazioni e conferire con altri studenti ed insegnanti per le richieste di bisogni informativi.

3.5. LINEA DI INTERVENTO N°5 ATTIVITA' DI USER EDUCATION E PROMOZIONE

Rappresenta l'insieme di strategie ed attività idonee a diffondere, in modo corretto, le finalità proprie della BSM in rapporto al suo funzionamento ed al soddisfacimento delle richieste informative degli utenti.

Pertanto, l'azione è rivolta a conseguire i seguenti obiettivi:

A) Educazione all'utilizzo degli strumenti bibliografici e familiarizzazione con la struttura;

B) Attività in collaborazione con i docenti alla fine della programmazione di percorsi didattici utili all'apprendimento, da inserire nei curricoli scolastici, idonei ad un corretto sviluppo formativo (corretto uso dell'informazione, organizzazione di materiali e sussidi utili al conseguimento di prefissati obiettivi, diffusione dell'uso di nuovi materiali e tecnologie didattiche innovative, predisposizione di progetti finalizzati all'apprendimento, etc.).

Il conseguimento degli obiettivi descritti integrano la BSM nell'attività didattica-educativa già a partire dalla programmazione annuale, realizzando uno dei principi fondamentali su cui si basa la ragione esistenziale della stessa quale sistema di erogazione di servizi.

3.6. LINEA DI INTERVENTO N°6 INCREMENTO E SVILUPPO DEL SERVIZIO

Rappresenta la più importante delle operazioni rivolte alla crescita della BSM a valle della riorganizzazione del servizio bibliotecario.

Essa consiste nella scelta dei materiali (accessionabili mediante dono, scambio o acquisto, nei modi indicati dal Regolamento) previsti nel relativo piano di sviluppo annuale che, a partire dalla carta delle raccolte redatta sulla base di obiettivi specifici e delle risorse disponibili, regola il processo di arricchimento delle Raccolte .

Si articola nelle seguenti previsioni:

• Incremento ed arricchimento delle Raccolte;
• Sviluppo delle attrezzature.

In tale fase saranno attuate tutte le strategie idonee ad aprire verso l'esterno la BSM, precedute dalla valutazione analitica delle esigenze espresse dal territorio e dal raggruppamento dei soggetti costituenti la struttura cooperataiva di cui l'istituzione scolastica fa parte quale capofila, tenendo presente la possibilità di attingere on line le notizie bibliografiche (ad esempio dal sito www.alice.it) oppure dai cataloghi commerciali oramai diffusi anche su CD-ROM, quali la BNI - Bibliografia Nazionale Italiana, mentre per il prestito interbibliotecario vanno applicate le intese raggiunte dai rispettivi Protocolli.

4. FORMAZIONE

Parte essenziale del programma della biblioteca scolastica è un programma di insegnamento delle abilità informative pianificato congiuntamente agli insegnanti di discipline e agli altri educatori (Da IFLA - Bibliotecari scolastici: competenze richieste - Linee guida - Rapporti AIB - Roma : AIB, 1998, Appendice II, p.43: Dichiarazione di strategia operativa per le biblioteche scolastiche).

Partendo da tale assunto è indispensabile attuare idonei interventi formativi del personale destinato al servizio bibliotecario, ma anche di quello che se ne serve, sia di quello incaricato alla riorganizzazione del servizio, che per la successiva erogazione dello stesso.

La formazione, da un lato, dovrà essere rivolta all'apprendimento delle regole e dei principi che stanno alla base di una corretta impostazione ed applicazione delle tecniche e delle attività che si svolgono all'interno di una BSM, dall'altro dovrà conseguire obiettivi collegati alla gestione dell'informazione finalizzata all'arricchimento culturale della comunità nei modi indicati dall'IFLA nell'Appendice I allegata alla già citata Pubblicazione Rapporti AIB 5.

La formazione è rivolta, per la prima volta, sulla base di programmi differenziati, sia ai docenti che al personale tecnico-amministrativo.

Tale attività formativa dovrà essere, condotta, ovviamente, in questa fase, da un esperto in campo biblioteconomico e professionale, segnatamente nel settore delle biblioteche scolastiche.

La medesima attività deve caratterizzarsi per la sua dinamicità, come formazione "in itinere" momenti di lezioni frontali dovranno alternarsi alla fase d'avvio della riorganizzazione della BS secondo le linee illustrate nelò presente progetto.

La formazione seguirà poi, nel tempo, anche con la partecipazione a corsi di aggiornamento organizzati dal soggetti esterni all'istituzione scolastica, oppure oppure realizzati direttamente dalla locale BSM rivolti agli operatori interessati (bibliotecari, personale ATA ed amministrativo).

5. STAFF PER LA RIORGANIZZAZIONE E PIANIFICAZIONE DEL SERVIZIO

Si ravvisa l'opportunità di inserire nello staff esecutivo della riorganizzazione del servizio, anche il personale tecnico ed amministrativo, oltre che docente, nonché gli studenti stessi, al fine del conseguimento di un'azione formativa sul campo, spendibile per la successiva gestione vera e propria del servizio bibliotecario.

Pertanto, lo staff potrebbe essere così costituito:

• N° 3 docenti (possibilmente tra quelli con orario cattedra ridotto);
• N°1 personale amministrativo;
• N°1 personale tecnico;
• Gruppi di studenti da selezionarsi nei consigli di classe.

6. CONCLUSIONI

L'impostazione generale delle procedure e strategie da mettere in atto al fine di conseguire l'obiettivo prioritario corrispondente alla fornitura del servizio bibliotecario inteso nel senso moderno del termine, pur rimanendo all'interno della tecnica del Management della biblioteca, e, perciò, soggetta al controllo dei risultati in uscita della interpretazione sistemica dell'organizzazione generale del servizio (feedback), vuole essere, comunque, una organizzazione aperta e flessibile, non rigidamente collegata a schemi statici orami superati e non adattabili alle nuove e più pressanti esigenze dell'utenza.

Le fasi attraverso le quali si consegue l'obiettivo primario della complessiva azione, pur essendo collegate tra di loro funzionalmente e non sempre cronologicamente, possono subire, in dipendenza del mutamento delle condizioni iniziali al contorno, opportuni aggiustamenti e miglioramenti al fine di ottimizzare i costi in relazione agli obiettivi prefissati e al soddisfacimento degli allievi, come auspicato dall'UNESCO nel Manifesto del 1999 : "la biblioteca è centrale per il conseguimento delle finalità e gli obiettivi della scuola ed essa sostiene tale conseguimento con un programma pianificato di acquisizione ed organizzazione delle tecnologie dell'informazione e con la diffusione di materiali per ampliare l'ambiente di apprendimento di tutti gli studenti".

Ed ancora : "La biblioteca scolastica fornisce informazioni e idee fondamentali alla piena realizzazione di ciascun individuo nell'attuale società dell'informazione e conoscenza. La biblioteca scolastica consente agli studenti l'acquisizione di abilità per l'apprendimento lungo l'arco della vita e lo sviluppo dell'immaginazione, rendendoli cittadini responsabili".